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第208章 合格的办公室主任

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“玉林,昨天晚上的书看的怎么样?”肖洁走到玉邻身边问道。

“肖主任,下午看了,晚上晚饭后我又看到了9点,我真不知道先看哪些内容。”

肖洁想,这孩子还是挺认真的,晚上还加班学习,真了不起。

“玉林,今天上午你重点看一下,公司档案材料整理规范那部分,主要看一下各种材料包括的内容,如何建档立卷,特别是公司合同部分的要件是什么,然后你就转入下一个环节整理材料了。”

“小主任,你这么一说,我明白了很多。那么厚厚的一本书,我真的不知道什么是重点内容。”

李文东是办公室的一名老同志,说话比较幽默,担负的工作项目也是比较多,忙起来的时候也是找不到头绪。

“玉林兄弟,你帮我把这张统计表填写一下吧。”

李文东拿着表说道。

玉林看了看对面站着的李文东,客气的说道:“李大哥,我刚来对业务也不懂,假如我抄错了,不是耽误了你的工作?”“兄弟,你按照这张原始表抄写就行了,不会出现什么错误。”

“李大哥,肖主任安排我好好看档案材料的整理,我还没有看完。”

李文东听了玉林有不愿意帮忙的一想法,随声说道:“玉林,你刚来办公室,好多的业务需要从头学,你以后有时间慢慢学习。你以后有些工作干不完,甚至不会干,我可以帮你,你先帮我把这张表抄写完了吧。”

正当玉林尴尬不好意思反驳的时候,肖洁走了进来。

“文东,你就别让玉林帮你干了,他手头的工作也很着急,下一步还有好多事等着他去做了。”

李文东听了肖杰对玉林是极力的袒护,心里也有想法,当着玉林的面也不好意思说出口。

心想,肖主任真没有主见,一个刚入职的年轻人,你不好意思安排工作,我让他帮忙你还不同意,难道你一个大姐也喜欢“小嫩肉”,是怕干活累着他吗?

李文东拿着表不高兴地回去了。

“玉林,你来一下。”玉林听到肖杰的喊话,站了起来。

“肖主任,有什么事吗?”

肖主任打开了一个文件柜,“玉林,你看,这是公司近几年的档案文书,你把近两年的材料,按照教程指南的要求整理一下,争取一次性成功。反复做工作,不但耽误时间,而且浪费资源。”

“好的,肖主任。”

玉林首先将前两年足足有近百个档案盒都搬了出来,面对堆积如山的材料档案盒,玉林真不知道从哪里下手,站在那里发呆发愣。

李文忠看到玉林的处境,心里沾沾自喜。

刚才我让你给我帮忙,你拒绝,这回我看你怎么办?

“玉林兄弟,咱们都是一个办公室的,大家互相帮忙都是应该的,也是哥们之间的情谊,你有什么需要大哥帮忙的说话。”

难道办公室的关系就这么复杂吗?这哪是真情实意,简直就是虚情假意。

玉林听了李文东那刺耳的话语,并没有表露出心情的不愉快,他知道保持沉默是最好的反击。

玉林还是客气的说道:“谢谢李大哥了,如果需要的话,我会主动找你的。”

李文东听了之后心想,这小子说话倒是很客气,既然你会干,还愣着干什么?

玉林打开了一个文件盒,按照教材的示例,将材料分类逐页进行了对照,经过了多次的认真核对检查,发现有的入档材料文体字号不对,有的格式不统一,简直是五花八门,还有的装订顺序倒置,一盒文件查了几百页纸,存在类似的问题还真不少。针对这些问题,他并没有改正,而是进行了详细的登记。

玉林拿着本子来到肖杰办公室,“肖主任,我检查了几个档案盒的材料,我感觉有以下几个问题与教材不匹配,需要改正吗?”

肖洁听了玉林反映的几个问题,心想,玉林这孩子干工作真是细致又认真,而且进入情况也比较快,这么多的材料存在的问题肯定是共性问题,检查完毕需要大量的精力,改正起来更需要花费大量的时间,还要浪费更多的资源。

“玉林,你的工作很到位,我考虑好以后再告诉你吧。”

“好的,肖主任,希望你尽快告诉我。”

肖杰听了玉林说的这些问题,自己一时也拿不定主意,也进入了迷茫,他及时找到谢总进行请示。

“谢总,有个问题需要跟你请示一下。”

谢大强笑着说:“你这个干了多年办公室工作的肖主任,遇到什么问题了?给我请示。”

“谢总,玉林对咱们公司的存档材料,首先审核了一个档案盒,就发现了存在的问题很多。”

谢大强一听皱起了眉头。“什么问题?”

肖洁把问题给谢总进行了汇报。

谢大强的脸突然变了,“这不是原则性的问题,改过来就行啦。”

“谢总,这虽然不是原则性的问题,如果改正就复杂了。”“有什么复杂的?”

“谢总,咱们几年的档案材料都存在这个问题,如果按照档案管理的要求改正过来,可是要出现‘三个浪费'。”

谢大强听了肖洁这么一说,毫不在意地说:“你这个办公室主任还真有水平,出现哪三个浪费?”

肖主任站在谢总面前,掐着手指头一本正经地说。

第一个浪费资源,不合格的材料要重新打印。

第二个浪费财力,重新打印不合格的材料,大约需要5箱打印纸,每箱纸300元,至少需要两个打印碳粉墨盒,每个碳粉墨盒300元。

第三个浪费时间。连续打印这些更换的材料,至少需要三天的时间。

谢总看到肖洁认真的样子,原来是这三个问题,随声说道。“肖主任,我给你举个例子,你权衡一下,你就知道该怎么做了。”

“谢总,你说吧。”

“这次咱们的投标考的是公司的实力。能够中标,人家评估的是公司的实力。为了参加这次的投标,全公司上下齐心协力,认真准备,加班加点工作,才有了这么一个中标的机会。当然,甲方对企业的评估是按政策要求进行的。公司各项材料的齐全规范,也是起着决定性的因素。你平衡一下,能得到上千万的工程项目和上千元的消费,哪个重要?”

谢大强的几句话说的肖主任哑口无言了。

“谢总,我知道该怎么做了?”

肖洁走出了办公室。

谢大强心想,这个办公室主任还是称职合格的,遇到事情能主动汇报,更主要的是能从公司节俭开支方面去考虑问题。有这么一个办公室主任,为我独当一面,我也是省了不少心。肖洁把玉林找到了办公室。

“主任,有什么工作要做吗?”

肖洁笑着说:“玉林,近段时间,我不会再给你安排其他工作了。你就把公司资料整理好就行了。今天检查了几份当然材料?”

“肖主任。我又检查完了三份。”

“这三有什么问题吗?”

“主任,我通过检查发现,大多数材料都存在同样的问题。缺少的材料,我也做了登记。事后我补上就行了。”

肖洁明白,工作当中要采取多表扬、多鼓励、少批评。尽量不批评的管理模式,才能发挥职工的最大潜力,创造更高的价值。

“玉林,你刚来两天工作进入那么快,既认真又仔细。你的工作得到了谢总的认可。你做这项工作,在保证质量的情况下,要注意身体。你远离家乡,生活上有什么困难及时告诉我,千万别有不好意思的心理。”

玉林听了肖主任真会说话。“谢谢主任的关心。”

肖洁把玉林表扬了一番,自然想到公司材料的更改,主要是靠玉林。特别是打印任务数量多,需要夜间加班。

“玉林。我差点忘记了一件事。”

“主任,什么事啊?”

“就是你刚才提到的错误材料的问题。你这么办,凡是发现有材料与教程不一致的,全部修改。缺少的材料补齐。”

玉林一听挠者头说:“主任,那就太多了。”

“玉林,我知道需要更改的材料多。咱们的材料有电子文档,打开文档排版校对好,打印就行了。”

“主任,如果那样操作,你知道有多少份吗?”

小姐也听出了玉林的不耐烦,还是客气地说:“玉林,虽然我不知道有多少分,但是我清楚,任务量肯定是很大。你为了咱们公司的利益,还是辛苦一些,实在不行,晚上就加加班吧。”

“主任,完成时限有规定吗?”

看来这个年轻孩子干活是一个急脾气,肖洁笑着说道。

“玉林,在保证质量的前提下,当然是越快越好。”

“主任,越快越好也得有实践时限呀。”

这个玉林干活还是挺较真的,肖杰想了想说道:“十天之内能完成吗?”

“好的,主任,我知道了。”

肖洁又笑着问道:“玉林,你光说知道了,完成完不成还没有回答我呀。”

玉林站直拔起胸脯一拍:“主任你放心,我保证完成。”

“玉林,你完成后验收合格了,姐姐请你吃海鲜。”

玉林笑着回复道::“姐姐,为了你这顿海鲜,我要按时完成任务呀。”

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